GESTIÓN DOCUMENTARIA Y MANEJO DE ARCHIVOS

INDICE:

¿Qué es Gestión documentaria?
Principios del modelo de gestión documental
Beneficios del Modelo Gestión Documental
Procesos que componen el modelo gestión documentaria
Requisitos gestión documentaria
Objetivos de la gestión documental
Roles y responsabilidades
¿Qué es archivo?
¿Qué es el documento?
Serie Documental
Ciclo Vital del Documento
Administración de Archivos

1. ¿QUÉ ES GESTIÓN DOCUMENTARIA?

Intercambio de comunicaciones entre los diversos sistemas o aplicaciones de gestión documental de las entidades.

Buscar tratar de manera uniforme los documentos (papel – formato digital), independientemente del proceso documental, del canal de entrada o de personas intervinientes, siguiendo los mismos criterios de seguridad, indexación, categorización, etc.

Implementar y mantener en modelo gestión documentaria basado en componentes y procesos, identificando el suscriptor del documento, facilitando la digitalización, trazabilidad, conservación y usabilidad.

2. PRINCIPIOS DEL MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Liderazgo, apoyo de la máxima autoridad de la entidad mostrando liderazgo y compromiso.

Transparencia y apertura de datos, contribuye a que las entidades cuenten con documentos fiables.

Integración, la entidad integra el MGD a su gestión estratégica desde una perspectiva sistémica.

Seguridad, los documentos deben ser gestionados como cualquier otro activo valioso, asegurando su integridad, disponibilidad y confidencialidad.

Ecoeficiencia, promueve la adopción de medidas de ecoeficiencia, minimizar uso de recursos y el impacto negativo en el ambiente.

Digitalización, promueve la transición de los procesos de creación y administración de documentos en un entorno digital.

Mejora continua

3. BENEFICIOS DEL MODELO GESTIÓN DOCUMENTAL:

4. PROCESOS QUE COMPONEN EL MODELO GESTIÓN DOCUMENTARIA

Modelo de Gestión Documental – Resolución de Secretaria del Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI

5. REQUISITOS GESTIÓN DOCUMENTARIA

6. OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

7. ROLES Y RESPONSABILIDADES

8. CONCEPTO DE ARCHIVO:

Desde una perspectiva actual podemos convenir en un concepto algo más avanzado de archivo entendido como un sistema corporativo de gestión que contribuye de manera efectiva, mediante una metodología propia, a la definición de los procesos de producción administrativa, garantizando la correcta creación de los documentos, su tratamiento, conservación, acceso y comunicación.

9. CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO:

Todo documento (físico o virtual) que se ha producido en el natural desarrollo o ejercicio de las funciones de una organización, es decir, en el natural cumplimiento de sus tareas o funciones.

PARTES DEL DOCUMENTO

10. UNIDAD DOCUMENTAL

Información registrada en cualquier soporte, producida, recibida y conservada por cualquier persona física o jurídica en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad y funciones y que posee un contenido, un contexto y una estructura que le otorgan calidad probatoria de eventos y procesos de la gestión institucional.

Documento o Unidad Documental Simple: Todo registro material de información con independencia del soporte en el que se encuentre y los fines para los que haya sido creado.
Expediente o Unidad Documental Compuesta: Unidad documental constituida por varios documentos de archivo, ordenados lógica y cronológicamente y relacionados por un mismo asunto, materia, actividad o trámite.
Sección: Diferenciación y estratificación de un Fondo, dando lugar a grupos más específicos, formados por documentación que, teniendo un origen institucional común, presenta ciertas semejanzas estructurales concretas que los distinguen de otras secciones.

11. SERIE DOCUMENTAL

Conjunto de documentos cuya producción y uso se relaciona con el ejercicio de una función o atribución genérica. La SD constituye un concepto central en la organización de Archivos. Una función institucional puede dar lugar a la creación de varias series o sub series, éstas constituyen categorías subordinadas a la Serie de la que forman parte, pero se singularizan por dar cuenta de atribuciones específicas dentro de una función mayor.