GESTIÓN DOCUMENTAL II TALLER No. 2 EXPLICACIÓN CREATIVA
JENNY ELISABETH CHAVEZ ENRIQUEZ MARÍA ELENA PIEDRAHITA CASAÑAS SALLY SUAREZ SANABRIA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTADA DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA 2013
GESTIÓN DOCUMENTAL II TALLER No. 2 EXPLICACIÓN CREATIVA
JENNY ELISABETH CHAVEZ ENRIQUEZ MARÍA ELENA PIEDRAHITA CASAÑAS SALLY SUAREZ SANABRIA
Trabajo presentado para la materia Gestión Documental II Grupo 4
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTADA DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA 2013
TABLA DE CONTENIDO Introducción Objetivos 1. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases y etapas? 2. ¿Qué es una Unidad de correspondencia y cuál es su importancia en una organización? 3. Explique en forma escrita y mediante imágenes o fotografías, cada uno de los procesos de la Gestión Documental con su definición, normatividad y actividades. 4. compare con el Decreto 2609 de 2012 y establezca que se dice el mencionado decreto sobre los procesos de la gestión Documental y realice las respectivas observaciones al respecto. 5. Realice un resumen general de lo tratado en el Decreto 2609 de 2012. 6. Elabore un resumen sobre la circular 002 de marzo 06 de 2012. 7. identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión, Central e Histórico) 8. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas. 9. Destaque los aspectos más importantes a tener en cuenta en los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013. Conclusiones Bibliografía
INTRODUCCIÓN
Con el presente trabajo dimos respuesta a cada uno de los interrogantes planteados y que cualquier persona que lo tenga en sus manos pueda entender cada uno de los conceptos que están descritos en él.
OBJETIVOS
Identificar las fases y etapas de un ciclo vital de los documentos. Conocer c贸mo funciona la unidad de correspondencia.
1. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases y etapas?
S
e ha dado esta denominación a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento archivístico desde su
creación hasta su eliminación o selección para su custodia permanente. Comparado con el ser humano, al igual que su ciclo vital, el documento presenta tres edades: una corriente o de formación, otra intermedia o de juventud y una tercera o permanente. Estas tres edades son aplicables a los documentos pues una vez han sido producidos su vida pasa por una serie de etapas que coinciden respectivamente con los denominados documentos corrientes, semicorrientes y no corrientes. Estas edades son una convención nacida de las necesidades surgidas a través de los tiempos, por una mayor producción de documentos y una más amplia accesibilidad de los mismos; el creciente grado de crecimiento de las administraciones, los nuevos avances técnicos en producción y reproducción de documentos, y en la organización del trabajo burocrático, entre otros aspectos, plantean un problema, existente desde siempre, pero ahora más que nunca, la acumulación de grandes masas documentales cuya conservación íntegra resulta imposible y cuya información es difícil de manejar. La teoría del ciclo vital de los documentos fue expuesta por primera vez por la administración norteamericana como resultado de los trabajos llevados a cabo por la Comisión Hoover, creada por el presidente Truman en 1947 para
buscar solución al problema de la conservación de enormes masas de documentos generados en el país tras la Segunda Guerra Mundial.
Fases del ciclo vital del documento, se han considerado tres fases
•Primera Edad : se corresponde con la circulación y tramitación de los asuntos iniciados. Los documentos forman parte de los archivos de gestión y son de uso
Fases del
frecuente
•Segunda edad: los documentos, o el expediente referente a un asunto, deben conservarse como objeto de consulta o antecedente, de manera poco frecuente,
Ciclo Vital
es la fase de archivo intermedio, en la que el valor primario decrece en la misma proporción en que aumenta el valor secundario.
•Tercera edad: el documento adquiere valor permanente, de manera que
del Documento
su uso estará derivado de su valor cultural o de investigación; su conservación será definitiva.
Etapas: según el Archivo General de la Nación son las etapas sucesivas
por las que atraviesan
producción o recepción en la oficina
los documentos desde su y su conservación temporal
hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
Gráfico de las etapas del Ciclo vital del Documento
Archivo de Gestión : son los documentos de contínua utlización.
Etapas del ciclo vital del documento
Archivo central o intermedio : en este se agrupoan los diferentes documentos recibiodos de las otra oficinas
Archivo permanente o histórico : se transfieres desde el archivo central y debe conser varse permanentemente , sirve como fuente para los investigadores.
2. ¿Qué es una Unidad de correspondencia y cuál es su importancia en una organización? Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera que estos procesos contribuyen
al
desarrollo
de
programa de gestión documental y los
programas
de
conservación
integrándose a los procesos que se llevaran en los archivos de gestión, centrales e históricos en las organizaciones.
3.
Explique en forma escrita y mediante imágenes o fotografías, cada
uno de los procesos de la Gestión Documental con su definición, normatividad y actividades. Producción Generación de los documentos de
Marco Normativo Ley 43 de
Creación y
1913
diseño: el
Ley 527 de
departament
1999
o de gestión
Código penal
de calidad es
Art. 218-228,
la oficina
art 231
encargada
Código
de diseñar los
procedimient
formatos y
o penal
documentos
Art 261, 262,
autorizados
263
para las
Código de
oficinas de
Comercio
producción
Art 48 , art 51,
según sus
art 54
funciones y
Acuerdo AGN
necesidades.
060 de 2001
Normalización
Art 4, 6, 9,14
de la
las instituciones en cumplimiento de sus funciones
Actividades
producción : Identificación de las dependencias. Definición de tipologías documentales.
Formatos y
formularios según T.R.D. Recepción
Normatividad
Actividades radicación
Serie de operaciones de verificación
Constitución Política
proceso por el
y control que una institución debe
Decreto 2150 de
cual se
realizar para la admisión de los
1995
verifica se
documentos que son remitidos por
Acuerdo AGN 060 asigna un
una persona natural o jurídica.
de 2001
numero consecutivo a las comunicacion es recibidas anotando fecha, hora del recibido. Registro: Ingreso
de
datos
del
remitente como destinatario. Distribución
Normatividad
Actividades
Actividades tendientes a garantizar
Decreto 2150 de 1995
Distribución de
que los documentos lleguen a su
Acuerdo 060 de 2001
documentos
destinatario
recibidos: Identificación de las dependencias
y determinación de la competencia. Enrutamiento, registros de entrega. Distribución de documentos internos: identificación de dependencia, enrutamiento, control de entregaDistribución de documentos recibidos: Definición de medios (correo, fax, correo electrónico ) control de entrega, organización mensajería.
Trámite
Normatividad
Es el cur
Constitución
política
so del
Actividades
Recepción de solicitud de
Ley 58 de
tramite:
1982
Confrontación
Decreto 01 de
y
documento o recepción hasta el cumplimiento de su función
administrativa.
1984
diligenciamien
Decreto 2150
to de planilla
de 1995
de control y
Acuerdo AGN
ruta de
060 de 2001
trámite. Determinació n de competencia . Respuesta : Preparación y proyección de respuesta.
Organización
Normatividad
Actividades
Es el conjunto de operaciones
Ley 4 de 1913
Clasificación
orientadas a la clasificación,
Ley 80 de 1993
Documental :
ordenación y descripción de los
Código de
Identificación
Documentos.
Comercio
de unidades
Decreto 1382 de
administrativa
1995
s funcionales.
Decreto 254 de 2000
Aplicación de
Decreto 4124 de
tablas TRD,
2004
TVD
Acuerdo ANG 041
Confrontación
DE 2002
de series y
Acuerdo 02 de 2004
subseries documentales .
4. Compare con el Decreto 2609 de 2012 y establezca que se dice el mencionado decreto sobre los procesos de la gestión Documental y realice las respectivas observaciones al respecto. Decreto 2609/2012
Ley 594/2000
PLANEACION Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto Administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.
NO CONTEMPLA ASPECTOS DE PLANEACION DOCUMENTAL
PRODUCCION Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados
PRODUCCION DOCUMENTAL comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.
OBSERVACIONES Los enormes volúmenes de archivo y la carencia de espacios y recursos para la ejecución de programas, llevo a contemplar un importante aspecto como es el de la planeación, con miras a evitar la exagerada producción de documentos sin criterios para la gestión o el tramite al interior de las entidades tanto publicas como privadas. Son coincidentes en su definición, por cuanto establece claramente el quien, como y porque de la creación de los documentos.
GESTION Y TRAMITE Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.
ORGANIZACION Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado ordenarlo y describirlo adecuadamente.
RECEPCION Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. DISTRIBUCION Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. TRAMITE Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa CONSULTA: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen ORGANIZACIÓN Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos
El Decreto 2609, reúne en un solo concepto lo que la 594 plantea en 4 aspectos y son los que corresponde a la Gestión y el Tramite de los documentos, desde el momento en el que “nace” el documento, quien se encarga de darle curso administrativo, hasta el destinatario final o usuario.
En este punto las dos normas son claras en definir los objetivos de la organización documental, sin embargo el 2609, va mas allá, en cuanto a la ubicación pues le da un carácter global y generalizado al denominarlo como Sistema de Gestión Documental.
TRANSFERENCIA Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.
NO LO CONTEMPLA EXPRESAMENTE
DISPOSICION DE DOCUMENTOS Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.
DISPOSICION DE DOCUMENTOS Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental
PRESERVACION A LARGO PLAZO Conjunto de acciones y
En la ley 594, no se explicita claramente el tema de la transferencia, pues esta es solo una actividad dentro de todo el proceso, para la nueva norma, la transferencia si es relevante por cuanto ya no solo estamos hablando de documentos en soporte papel, como puede observarse se habla también desde la perspectiva de las nuevas tecnologías de almacenamiento de datos. En este punto siguen siendo coincidentes las normas, pues establece con claridad cuál debe ser la disposición final teniendo en cuenta lo que se definan en las TVD y TRD.
El 2609 es mas CONSERVACION amplio en cuanto Conjunto de medidas al concepto del preventivas o soporte, sin
estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento
VALORACION Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).
correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
NO LO CONTEMPLA EXPRESAMENTE
embargo ambos coinciden en el cuanto a la importancia de preservar los documentos en el tiempo garantizando la integridad de la información que contienen. Quizás el aspecto mas novedoso de la 2609, pues considera la valoración como un proceso transversal a toda la Gestión Documental y no solo como un aspecto en el proceso de organización, la valoración permanente obliga a las entidades a replantearse permanentemente sobre sus políticas archivísticas.
5. Realice un resumen general de lo tratado en el Decreto 2609 de 2012.
6. Elabore un resumen sobre la circular 002 de marzo 06 de 2012. Circular 002 de marzo 06/2012 : Adquisición de Herramientas tecnológicas de Gestión Documental Esta circular trata sobre la adquisición de herramientas tecnológicas de gestión documental y está dirigido a todas la entidades de la Administración Publica y a las entidades privadas que cumplen funciones públicas reguladas por la Ley 594 de 2000. El sistema que adelanta la superintendencia de servicios públicos domiciliarios para la reingeniería del Sistema Orfeo; este programa lo adelanta el Archivo General de la Nación de acuerdo con los compromisos
adquiridos en el año 2010 con el comité intersectorial de políticas y gestión de información para la Administración Pública; el proceso debe ajustarse a la norma ISO 15489, para asegurar el ciclo de vida de los documentos, la seguridad, preservación. A partir de la aplicación de las nuevas tecnologías de la información el Archivo General de la Nación, hace unas recomendaciones para las entidades que desarrollen o adquieran sistemas de gestión de documentos en cumplimiento a la ley 594 del 2000. El Archivo General de la Nación, dará asistencia técnica necesaria para validar los proyectos de tecnología que tengan que ver con gestión documental.
7. identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión, Central e Histórico) ARCHIVO DE GESTION La ley 594 define al Archivo de Gestión como todo aquel que: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados”.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:
Producción: Etapa comprende las fases de producción de los documentos, formatos y demás documentación producida en ejercicio de las funciones establecida. Recepción: Esta actividad comprende la recepción de los documentos e información que se realiza en una entidad con ocasión de los tramites administrativos con otras entidades y usuarios.
Distribución: La distribución hace referencia a la responsabilidad de las unidades administrativas en el tramite y o gestión de un asunto determinado. Trámite: Comprende la ejecución o el cumplimiento de una función administrativa. Organización: Esta etapa comprende actividades ya relacionadas con los procesos archivísticos de clasificación, ordenación y descripción documental y normalmente son ejecutadas por las personas del archivo en las entidades. Consulta: Cuando ha surtido el tramite, pero aun conserva alguna información necesaria derivada del contenido, su nivel de consulta aun es elevado. Conservación: En este punto se establecen que documentos son para conservar de acuerdo con los valores primarios y secundarios, pero es necesario tener en cuenta que para definir estos procedimientos hay que remitirse a la respectiva Tabla de Retención Documental, la cual establecerá las series y subseries que se conservan. Disposición final de documentos. Así como la conservación, la misma Tabla indicara la Disposición Final de los documentos, esto luego del proceso de elaboración que tendrá en cuenta, no solo los valores primarios o secundarios sino otros aspectos para la disposición.
ARCHIVO CENTRAL La Ley General de Archivos lo define como: “En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general” En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:
Organización: En el Archivo Central la documentación se alista para ser consultada y para que esta permanezca en el archivo Central durante el tiempo que este definido en la TRD, y que ha sido transferida por las distintas unidades administrativas. Consulta: El nivel de consulta es más bajo que en el Archivo de Gestión, pues la documentación transferida ya ha surtido el trámite administrativo correspondiente. Conservación. Este procedimiento se define en la TRD y de acuerdo con los valores de los documentos, la información y el volumen permanecerá en el Archivo Central por un periodo prudencial. Disposición final de documentos.
ARCHIVO HISTÓRICO La ley 594 de 2000 lo define como “aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente” En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:
Organización: Como procedimiento archivístico, la organización en el Archivo Histórico, esta mas encaminada hacia la preservación de la documentación, ya que toda la que es transferida a este archivo es considera de conservación permanente, es decir, que tiene un enorme valor histórico, tanto para la entidad como la ciencia y la investigación. Consulta: La consulta en este archivo es menos frecuente. Conservación: La conservación se hace en depósitos y lugares especiales por el tratamiento que debe tener esta documentación. Disposición final de documentos.
8. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas ARCHIVOS DE GESTION Los valores primarios de gestión o tramite responden a los valores administrativos, legales, contables, fiscales y técnicos. Atiende a la gestión Administrativa y financiera de la entidad, al ejercicio de las funciones de inspección y vigilancia del Estado. En esta fase, el documento interesa tanto al ente generador, al Estado y a los ciudadanos y a los usuarios de sus servicios.
En términos legales para documentos con menos de 20 años se establecen los valores primarios a derechos vigentes tanto para la entidad como para los usuarios. Los valores legales, fiscales, administrativos y otros, se refieren a sí el asunto tratado o registrado documentalmente esta vigente y si es sujeto de consulta. Desde el punto de vista legal, la vigencia significa varias cosas: Finalización del tramite dentro de la vía gubernativa y ejercicio de los recursos a que hubiere lugar ante la Jurisdicción Contencioso Administrativa, instaurada para resolver las controversias entre el ente público y los particulares, En este caso, la valoración debe estimar los aspectos relacionados con la caducidad que se refiere al término de tiempo en que caduca la facultad para imponer y dictar una sanción, y de otra parte, la prescripción que tiene que ver con la pérdida de validez o fuerza ejecutoria del acto. Cabe anotar, que además, de tener presente la vigencia de los procesos administrativos y fiscales, las estadísticas de consulta y préstamo de documentos implementadas en el proceso de valoración, también resultan ser básicas para establecer la condición de archivo activo o semiactivo. Otro aspecto valorativo que se considera es el contable, en donde existen documentos que solo expresan el movimiento del dinero; los libros contables y balances tienen valor legal, si han sido procesados con todos los requisitos de ley. En el análisis del valor primario se miran con precaución los documentos respaldo de derechos adquiridos fundados en una ley, especialmente los laborales, los de derechos sucesorales, etc.. El valor primario relacionado con el análisis de documentos recibidos o enviados a los organismos de vigilancia y control, en el desarrollo de sus funciones, se tiene en cuenta el fenecimiento contable y la consolidación contable. ARHIVOS CENTRAL E HISTORICO La valoración secundaria interesa la información retrospectiva como fuente primaria de investigación; aflora una vez agotado el valor mediato o primario. Los documentos que gozan de este valor se denominan de conservación total y corresponde al interés de contenido histórico de los documentos del fondo acumulado. Son de interés cultural y patrimonial. Es posible aplicar en la valoración secundaria las técnicas de muestreo de documentos de acuerdo con el interés histórico de los mismos.
“El valor secundario se considera desde dos puntos de vista, el primero tiene que ver con lo evidencial o predecible, permitiendo determinar su interés para la investigación desde el momento de su planificación y evidencian la estructura o marco de las unidades que componen los sectores de la realidad, el segundo, se contrapone al valor no predecible que ha de ser detectado en cada acto de selección y se basa más en asuntos que en tipos documentales, este valor muestra el acaecer diario de las unidades”. (Vázquez, Manuel, Manual de Selección Documental,2° Edición, 1992).
Conclusiones Con este taller comprendemos la importancia de la Gestión Documental, en cuanto a la recepción, organización, consulta, igualmente tendremos en cuenta, la normas de preservación y seguridad para asegurar el ciclo de vida de los documentos, también se identifica como se clasifican los archivos, teniendo en cuenta el ciclo vital del documento y los procesos que se desarrollan en cada fase de este ciclo vital.
Bibliografía:
DOCUMENTA & INSTRUMENTA, 1 (2004), PP. 35-46. Consideraciones sobre el método en archivística. Tomado de http://ordenandoarchivos.blogspot.com/2009/11/ciclovital-de-los-documentos.html el 04 de septiembre de 2013. Tomado de http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=6336 el 04 de septiembre de 2013.