CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Representa las etapas o fases sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción en la oficina hasta su disposición
final (Microfilmación, digitalización, conservación permanente, selección o
eliminación).

Estas fases hacen referencia al concepto de Archivo total que describe proceso
integral de los documentos en su ciclo vital. En cada fase los documentos
tienen una condición y una serie de valores archivísticos (Primarios,
secundarios), respecto de su trámite, vigencia y frecuencia de uso (Activo
Semiactivo, Inactivo).

Archivo de Gestión: Archivo vigente o en tramite de las oficinas de continua

utilización y consulta administrativa.

Archivo Central: Archivo intermedio transferido de los archivos de Gestión una

vez finalizado su trámite, y que sigue siendo vigente o con una frecuencia de
consulta reducida.

Archivo Histórico: Conjunto de documentos conservados

permanentemente dado su valor histórico cultural para la investigación, la
ciencia o la cultura.
Un sistema de gestión documental por lo general se refiere a las siguientes PROCESOS o
áreas conocidas también como el CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO, por su aplicación
práctica: Almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia, distribución,
creación, autenticación.

Almacenamiento ¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto podemos pagar

para almacenarlos?
Recuperación ¿Cómo puede la gente encontrar documentos necesarios? ¿Cuánto
tiempo se puede pasar buscándolo? ¿Qué opciones tecnológicas están
disponibles para la recuperación?
Clasificación ¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo aseguramos que los
documentos estén archivados siguiendo el sistema más apropiado?
Seguridad ¿Cómo evitamos la pérdida de documentos, evitar la violación de la
información o la destrucción no deseada de documentos? ¿Cómo
mantenemos la información crítica oculta a quién no debiera tener acceso
a ella?
Custodia ¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por cuánto tiempo deben
ser guardados? ¿Cómo procedemos a su eliminación (expurgo de
documentos)?
Distribución ¿Cómo distribuimos documentos a la gente que la necesita? ¿Cuánto
podemos tardar para distribuir los documentos?

Workflow- ¿Si los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra, cuáles
FLUJO son las reglas para el flujo de estos documentos?

Creación ¿Si más de una persona está implicada en creación o modificación de un

documento, cómo se podrá colaborar en esas tareas?
Autenticación ¿Cómo proporcionamos los requisitos necesarios para la validación
legal al gobierno y a la industria privada acerca de la originalidad de los
documentos y cumplimos sus estándares para la autentificación?
Evolución de un documento desde su inicio
hasta su estatus inactivo
El ciclo de vida de un documento, o Document Lifecycle en inglés, es la secuencia de fases
que atraviesa un documento, así como el tiempo establecido que debe permanecer en cada
etapa desde que se crea hasta su archivo o destrucción. Todo ciclo vital se deriva del
concepto de la vida de un organismo biológico: nacer, vivir y morir. De la misma manera
que se crea un documento, este se usa mientras tenga un valor continuo y, más tarde se
evalúa para determinar su eliminación o retención.

La utilidad del correcto ciclo de vida de un

documento
El ciclo de vida de un documento es primordial para la gestión de la documentación de la
empresa, ya que se estima que el 20% de los registros se archivan incorrectamente y se
pierden para siempre. Además, el correcto funcionamiento de este ciclo puede evitar la
pérdida de tiempo causada por el hecho de que varias personas tengan que recuperar los
archivos desde diferentes lugares y departamentos, así como la duplicidad de documentos.
Por esa razón es importante establecer un estado para el documento, pues es de vital
importancia que todos conozcan qué tareas faltan por realizar, quién debe pasar el
documento a quién, quién lo ha visto ya, etc.
Para establecer un ciclo de vida se suele recurrir a un sistema de plantillas de tareas para
crear flujos de trabajo relacionados con los documentos; esto son los llamados workflows.
Cuando hablamos de ciclo de vida y flujos de trabajo no podemos evitar relacionarlo con el
proceso de gestión documental. En definitiva, se trata de una consecución de fases con un
fin determinado y forma parte del propio proceso de gestión documental como tal. Sin
embargo, es importante no confundirlos. Un flujo de trabajo de aprobación redirige de
forma automática un documento, asigna tareas de revisión, realiza un seguimiento del
progreso de flujo de trabajo, envía avisos y notificaciones; entre otras tareas. Gracias a una
buena herramienta de gestión documental se pueden establecer y personalizar diferentes
ciclos de vida y workflows para los procesos documentales y contenidos, ayudando de este
modo a la empresa a mantenerlos bajo control.
 ¿Qué etapas atraviesa este ciclo?
Estas son las fases por las que atraviesa un documento a lo largo de su ciclo vital:

1. Creación: consiste en la preparación de un borrador con una estructura

predeterminada. Este documento pasará por diferentes manos, con lo que tiene
que respetar una estructura y unas normas de redacción para que todos los
empleados que estén involucrados en su consulta o manipulación puedan
entenderlo. En el ámbito de la abogacía, un ejemplo sería una sentencia, una ley
de enjuiciamiento civil, u otros documentos que requieran uniformidad en su
contenido.
2. Organización y clasificación: gracias a los metadatos es posible etiquetar
documentos. Normalmente se usan para la administración de los documentos
electrónicos. Los metadatos proporcionan un contexto, descripción e
 información adicional, como el título, la persona que lo creó y cuándo, a qué
departamento(s) pertenece, cuándo se modificó por última vez y por quién, quién
tiene acceso o quién puede actualizarlo. Estas etiquetas o metadatos dan lugar
a la clasificación y organización de los documentos, lo cual sirve de utilidad en
cada uno de los pasos del ciclo de vida de un documento y para procesos
relacionados como records managment.
3. Colaboración y revisión: en esta fase es necesaria la aportación de un granito
de arena por parte de cada una de las personas que, de una forma u otra, tienen
influencia sobre el documento. En muchas ocasiones es necesario trabajar de
forma simultánea o compartir información. Un buen ciclo de vida debe establecer
diferentes niveles de acceso para los documentos y evitar así la desorganización
en este flujo de colaboración. Esto puede variar desde la simple aportación de
opiniones, hasta la responsabilidad total del documento, manejando, por
ejemplo, los aspectos financieros y políticos de la empresa.

Ojo: un buen seguimiento del ciclo de vida de un documento puede unificar los
procedimientos para evitar situaciones indeseadas. Un ejemplo de este tipo de situaciones
es la duplicidad de tareas que ocasiona la pérdida de tiempo por parte de varios
empleados al realizar la misma tarea de forma simultánea.
4. Verificación: la empresa selecciona qué versiones del documento se entregarán
a la siguiente persona de la cadena para que lo visualice o edite. Esta fase
implica el cumplimiento de unas normas de calidad, por ejemplo las normas ISO.
5. Permanencia o eliminación: se ocupa de garantizar tanto la permanencia de
los documentos como su eliminación dentro del archivo digital de la empresa. Se
seleccionan qué versiones del documento se van a guardar y cuáles no es
necesario mantener. En esta etapa es fundamental el cumplimiento de
las normas vigentes para la destrucción de datos pasado un cierto tiempo.

Tipos de documentos y su ciclo de vida

En la actualidad, en cualquier actividad comercial se trabaja con documentación muy
diversa: e-mails, facturas, fichas de empleado, nóminas, pedidos o albaranes. No todos estos
documentos comparten el mismo ciclo de vida necesariamente. Algunos, como notas de
llamadas telefónicas o correos no deseados, tienen ciclos de vida cortos, ya que son
descartados después de la primera lectura. Otros, como la correspondencia diaria, son
archivados durante un determinado periodo de tiempo para más tarde ser desechados,
normalmente un par de años después de su creación.

Independientemente del tipo de documento del que se trate, el ciclo de vida de todos ellos
debe siempre respetar unas normas de calidad.
E-mails
En primer lugar se generan los correos electrónicos, a continuación se clasifican según unos
parámetros determinados que cada empresa estime oportunos (por cliente, por fecha, por
tipo de caso…) y, por supuesto, siguiendo una política de archivado de e-mails. En caso de
no tener la función de recepción del correo electrónico integrada en el sistema de gestión
documental, esto obstaculizaría la productividad y la eficacia en el flujo de información de
una empresa.
Correo postal
Aunque cada vez más empresas están avanzando hacia la consecución de una oficina sin
papel, a día de hoy las empresas aún siguen recibiendo documentos físicos, como por
ejemplo correos postales. Lo que las organizaciones pueden hacer es digitalizar estos
documentos e incluirlos en el ciclo de vida del documento digital. Esto permite que se
asignen los flujos de trabajo necesarios y que se informe a la persona adecuada.
Facturas
Incluyen datos de vital importancia que engloban a todas las personas involucradas en un
proceso de compra: proveedores, clientes; así como el coste, el IVA, etc. El primer paso
debe ser la aprobación de gastos, seguido del almacenamiento del documento. Una vez está
la factura almacenada, se genera un flujo de aprobación. Si la factura se aprueba, se publica
dentro de unos espacios de publicación internos del personal. Facturas se suelen manejar
tanto en sistemas de ERP, como en gestores documentales. Hoy día la mayoría de sistemas
ERP permiten llevar la contabilidad electrónica, controlar la producción, el almacén, los
inventarios, etc.
Por último pero no menos importante, dado que por ley se deben conservar las facturas
durante cinco años, se asigna un calendario de conservación a las mismas. La tendencia en
estos últimos años es hacer uso de la factura electrónica. Muchos documentos que
incluyen transacciones, como órdenes de pedidos o reclamación de seguros son
referenciados durante semanas o meses después de su creación. El tiempo durante el cual
este tipo de documentos suelen estar archivados varía entre 6 y 10 años con el fin de
satisfacer la legalidad y los requerimiento pertinentes de auditoría.
Nóminas
El ciclo de vida de la nómina incluye aquellas funciones que se deben llevar a cabo para
informar de los elementos que intervinieron en el trabajo en cuestión y cómo se pagó la
mano de obra. Toda esta información puede incluirse en los diferentes módulos que pueden
instalarse en un software de Recursos Humanos.
Otros documentos técnicos
Ciertos documentos, como planos de ingeniería o maquinaria se almacenan hasta que el
proyecto llega a su fin. Los documentos relacionados con el ámbito médico como productos
farmacéuticos se almacenan hasta que los productos salen al mercado e incluso en ocasiones
durante más tiempo, hasta que se ha comprobado su eficacia y seguridad.

Etapas del ciclo vital de los documentos

La teoría de las tres edades establece de manera general las fases
fundamentales por las que atraviesan todos los documentos.

Sin embargo, también existen otras etapas más específicas que definen
la utilidad y la manipulación de los documentos.

Las etapas por las cuales atraviesa un documento dependen de su valor,

su uso y su contexto. De acuerdo con estas características se determina
cuáles son las fases que debe atravesar y cuáles son las disposiciones
técnicas y administrativas para cada una de ellas.

Estas son algunas de las principales etapas por las que pasa un
documento a lo largo de su vida útil:

1-Creación: consiste en la creación del documento, bien sea en formato

impreso o digital.

2-Almacenamiento: de acuerdo con el formato en que haya sido

creado el documento, éste se almacena de forma física o digital. En
algunos casos también se considera la etapa de digitalización, cuando
ésta hace parte del proceso.

3-Categorización: se refiere a la organización, clasificación o

indexación de los documentos de acuerdo con los parámetros
establecidos en cada contexto.
4-Transferencia: se refiere al envío y/o entrega de un documento
según sus características. En actualidad esto puede hacer referencia a
una entrega por correo físico o a un envío por correo electrónico según
sea el caso.

5-Distribución: esta etapa se refiere a documentos que son de uso o

necesidad pública, por lo tanto después de ser creados requieren ser
divulgados a un determinado grupo de personas.

6-Uso colaborativo: en la actualidad, los archivos pueden disponerse

para su uso y edición compartida. Esta etapa es de reciente aparición y
se considera exclusivamente para los documentos digitales.

7-Consulta: se refiere a aquella etapa en la cual los documentos se

disponen con la intención de que éstos puedan ser consultados. Durante
este proceso son muy importantes las disposiciones de seguridad y/o
accesibilidad, dependiendo del público que se espera que acceda a la
información.

8-Archivado o destrucción: esta es la etapa final en el ciclo de vida de

todos los documentos. Corresponde al momento en que se decide si éste
tiene valor histórico suficiente como para ser conservado o por el
contrario, es destruido.

LUNES, 22 DE JUNIO DE 2015

RECIBO Y DESPACHOS DE DOCUMENTOS.

EI artícuIo 21 deI títuIo quinto de Ia Ley GeneraI de Archivos de CoIombia señaIa

que Ias entidades deberán eIaborar programas de gestión de documentos,
pudiendo contempIar eI usode nuevas tecnoIogías y soportes en cuya apIicación
deberán observarse Ios principios y Ios procesos archivísticos.

La gestión documentaI es eI conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes aI eficiente, efectivo y eficaz manejo de Ios documentos desde eI
mismo momento de suproducción o recepción hasta Ia disposición finaI, buscandoque
se cumpIa eI fin úItimo de Iosarchivos, es decir que estén aI acceso y a Ia
consuIta de todos Ios ciudadanos e instituciones.

La normalización es un punto cIave para establecer un programa de gestión

documentaI. En primera instancia Ia normaIización en Ia producción de Ios
documentos nos dirige a determinar en que soportes se deben eIaborar Ios
documentos, cuáI será Ia presentación de esos soportes, de que manera se normaIiza
Ia eIaboración de Ios textos, etc. Es preciso indicar que existe desde eI año 1997 Ia
CircuIar 002 deI Archivo GeneraI de Ia Nación de CoIombia, en Ia cuaI se advierte
sobre Ia posibiIidad de utiIizar tecnoIogías de punta para Ia producción
de documentos y Ia Ley527 de 1999 por medio de Ia cuaI se define y regIamenta eI
acceso y uso de Ios mensajes de datos, deI comercio eIectrónico y de Ias firmas
digitaIes.
En cuanto a Ia recepción y distribución de Ios documentos, estos son eIementos
importantes a tener en cuenta por Ios archivistas para estabIecer Ios aspectos a
normaIizar, ya que se debe tener en cuenta que Ia producción documentaI no soIo
empieza cuando en Ia misma institución se generan documentos, sino incIuso cuando
se reciben, Io que indica un controI en Ia recepción y distribución, y de esta
manera poder dar a Ios ciudadanos respuesta sobre eI estado de sustrámites de
una manera diIigente. EI decreto 2150 de 1995 incide en Ia necesidad de reforzar Ias
oficinas de correspondencia que se identifican en su artícuIo 32 como ventaniIIas
únicas. Esto debe IIevar a Ias entidades a que cuenten con un sistema centraIizado
de correspondencia, así como con Ia infraestructura básica que Ies permita atender
eficientemente Ia recepción y distribución de Ios documentos.

Unidades de Correspondencia

EI artícuIo 3 deI Acuerdo 060/2001 deI Archivo GeneraI de Ia Nación de CoIombia,

específica que: “Ias entidades deberán estabIecer de acuerdo con su estructura, Ia
unidad decorrespondencia que gestione de manera centraIizada y normaIizada,
Ios servicios derecepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de taIma
nera, que estos procedimientos contribuyan aI desarroIIo deI programa de gestión
documentaI y Ios programas de conservación, integrándose a Ios procesos que se
IIevarán en Ios archivos de gestión, centraIes ehistóricos.

Cuando existan regionaIes, deberán contar con unidades de correspondencia en

cada una desus sedes y si existen varias sucursaIes en una misma ciudad, Ia
entidad determinará conforme a sus necesidades, si centraIizan en una de eIIas Ia
recepción de Ias comunicaciones oficiaIes, o si en cada sede, habrá unidad de
correspondencia. En todo caso, se debe propenderpor eI controI y normaIización
unificado en cada entidad.

Las unidades de correspondencia, deberán contar con personaI suficiente y

debidamentecapacitado y de Ios medios necesarios, que permitan recibir, enviar ycon
troIar oportunamente eI trámite de Ias comunicaciones de carácter oficiaI,
mediante servicios de mensajería interna yexterna, fax, correo eIectrónico u otros,que
faciIiten Ia atención de Ias soIicitudes presentadaspor Ios ciudadanos y que
contribuyan a Ia observancia pIena de Ios principios que rigen Iaadministración
púbIica”.
 Normalización

Para cumpIir a cabaIidad con Ias disposiciones IegaIes, es necesario que cada
entidad normaIiceIos procedimientos de recibo y despacho de documentos puestoque
, es imposibIe habIar de efectividad y eficiencia en Ios sistemas de producción,
trámite y aImacenamiento de Iosdocumentos si no se estabIecen unos procesos
técnicos que demuestren eficiencia, eficacia e identidad institucionaI.

La normaIización está orientada a cumpIir Ios siguientes requisitos:

➢ CIase de correspondencia que se maneja en Ia entidad

➢ Uso o finaIidad que se Ie dará

➢ Requisitos de presentación formaI

➢ Trámite

➢ Normas IegaIes de conservación

Los procedimientos de recibo y despacho de documentos se normaIizan de acuerdo

con eI tamaño, organización de cada entidad y eI fIujo de Ia documentación, de
dos formas:

➢ Manual

➢ Electrónica: mediante un programa o software de correspondencia. Si esteprogra

ma se encuentra en red, todas Ias dependencias pueden incIuso observar desde sus
pantaIIas Ia situación de Ias comunicaciones que requieren.

Clasificación de las comunicaciones

Según eI destinatario Ias comunicaciones se cIasifican en:

➢ Comunicaciones externas: son Ias que se cruzan entre Ias entidades oinstituciones
y entre éstas y personas naturaIes o viceversa.
➢ Comunicaciones internas: son Ias que se cruzan entre Ias dependencias deIa
misma entidad o entre funcionarios, dentro de Ia misma sede o fuera de eIIa, en
cumpIimiento de sus funciones o para cumpIir aIguna instrucción.

EI artícuIo 7 deI acuerdo 060/2001 estabIece que: “para Ias comunicaciones internas
de carácter oficiaI, Ias entidades deberán estabIecer controIes y
procedimientos que permitanreaIizar un adecuado seguimiento a Ias mismas,
utiIizando Ios códigos de Ias dependencias, Ia numeración consecutiva y
sistemas que permitan Ia consuItaoportunamente, ya sean éstos, manuaIes o
automatizados”.

A continuación se reIacionan Ios pasos para eI recibo y despacho de documentos a

Ia Iuz deI Acuerdo 060/2001 deI Archivo GeneraI de La Nación de CoIombia, por eI
cuaI se estabIecen pautas para Ia administración de Ias comunicaciones oficiaIes en
Ias entidades púbIicas y Ias privadas que cumpIen funciones púbIicas.

RECIBO DE DOCUMENTOS

EI recibo de documentos es una de Ias tareas más importantes y definitivas en Ia

utiIización ytratamiento de Ias comunicaciones empresariaIes. Por Io tanto se
debe crear un controI que permita comprobar eI recibo y Ia tramitación de Ias
comunicaciones recibidas, estabIeciendo responsabiIidades por parte de Ias personas
encargadas de esta Iabor.

EI correo que IIega a Ias empresas por Ios distintos medios (personaI, mensajero,
buzón, correo normaI y eIectrónico, fax, etc.) debe ser canaIizado por una
dependencia o persona, según eI tamaño de Ia organización y eI fIujo documentaI.

Por Ia variedad de documentos que diariamente IIegan a Ias entidades, se debe

normaIizar eI procedimiento para su manejo y controI.

Pasos para el recibo de documentos

1. Recepción

Consiste en recibir Ias comunicaciones provenientes de distintas fuentes y diversos

conductos, estos conductos pueden ser directos o indirectos.
 Las comunicaciones que son entregadas por Ia persona interesada (o su
representante) y mensajeros en Ia ventaniIIa de Ia Unidad de Correspondencia, se
denominan de recepcióndirecta; y Ia recepción indirecta es Ia que se recibe por cor
reo y/o medios eIectrónicos.

La recepción se fundamenta en una Iabor de inspección que no es más que Ia

revisión de Ios documentos para determinar:

En las comunicaciones de recepción directa:

➢ Si Ia comunicación está dirigida a Ia empresa o a un funcionario de eIIa

➢ Si se trata de una comunicación oficiaI

➢ Si eI sobre o empaque viene en buen estado.

En las comunicaciones de recepción indirecta:

➢ Si eI asunto deI que trata Ie compete a Ia dependencia a Ia que va dirigida

➢ Si están firmadas

➢ Si Ia fecha es actuaI

➢ Si en Ia comunicación se cita eI domiciIio deI remitente

➢ Si se menciona Ia remisión de anexos, que estos estén compIetos.

2. Clasificación

Consiste en separar Ios documentos recibidos en Ios siguientes grupos:

➢ Comunicaciones oficiales. Según eI artícuIo 2 deI Acuerdo 060/2001: “sontodas

aqueIIas recibidas o producidas en desarroIIo de Ias funciones asignadas IegaImente
a una entidad, independientemente deI medio utiIizado.”
 Este grupo es conocido con eI nombre de documentos radicables.

➢ Comunicaciones personales. En eI artícuIo 2 deI Acuerdo 060/2001 Iasdefinen

como: correspondencia, y son: “todas Ias comunicaciones
de carácter privado que IIegan a Iasentidades, a títuIo personaI, citando o no eI carg
o deI funcionario. No generan trámites para Ias instituciones.”

Es importante anotar que cada entidad por norma interna, autoriza o prohíbe eI trámite
de comunicaciones personaIes.

➢ Documentos contables

➢ Folletos, revistas y publicaciones

➢ Propaganda

Estos úItimos grupos reciben eI nombre de documentos no radicables

Con Ios documentos radicables se siguen Ios pasos que se describen a

continuación, paraIos documentos no radicables se efectúan controIes que sedes
criben más adeIante.

3. AperturaSe trata de Ia apertura deI sobre o empaque de Ias comunicaciones

oficiaIes, para Ia extracción deI documento y de sus anexos.

4. Revisión

Según eI artícuIo 10 deI Acuerdo 060/2001: “Ias comunicaciones oficiaIes que

ingresen a Ias instituciones deberán ser revisadas, para verificar Ia competencia,
Ios anexos, eI destino y Iosdatos de origen deI ciudadano o entidad que Ias
remite, dirección donde se deba enviarrespuesta y asunto correspondiente, si esco
mpetencia de Ia entidad, se procederá a Ia radicación deI mismo.”

Dicho artícuIo en su parágrafo estabIece que: “cuando una comunicación no esté

firmada ni presente eI nombre deI responsabIe o responsabIes de su contenido, se
considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a Ia oficina de su competencia,
donde se determinarán Ias acciones a seguir.”
5. Radicación

Radicar es ubicar. Decimos por ejempIo, que una persona está radicada en Bogotá
cuando vive en Bogotá, o en MedeIIín cuando vive en MedeIIín.

Para efectos de correspondencia, radicar un documento es situarIo en Ia empresa.

Según eI artícuIo 2 deI Acuerdo 060/2001: “radicación es eI procedimiento por medio

deI cuaI, Ias entidades asignan un número consecutivo, a Ias
comunicaciones recibidas o producidas,dejando constancia de Ia fecha y hora dereci
bo o de envío, con eI propósito de oficiaIizar su trámite y cumpIir con Ios términos de
vencimiento que estabIezca Ia Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir deI
día siguiente de radicado eI documento

TRAZABILIDAD

Se define como trazabilidad a “aquellos procedimientos preestablecidos que permiten

conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo
largo de la cadena de suministros en un momento dado, a través de herramientas
determinadas”. Si esto lo llevamos al ámbito de la gestión documental nos encontramos
con la posibilidad de tener bajo control todas aquellas modificaciones a las que se pueda
ver sometido un documento, de tal manera de se puede saber, entre otras cuestiones,
quién ha introducido un cambio en el mismo.

Se conoce como trazabilidad al conjunto de procedimientos que permiten conocer la

ubicación y condición pasada o actual de un producto, así como conocer sus historia.
Si hablamos de documentos, gracias a la trazabilidad, existe la posibilidad de tener bajo
control todas las modificaciones que se puedan realizar sobre un documentos, de tal forma
que se puede saber quién ha realizado ese cambio y en qué momento.
Existen 4 preguntas que hacerse para entender la trazabilidad:

¿QUÉ?
¿Qué es lo que hay que trazar? Se debe identificar el producto (en este caso el
documento), saber cómo se llama, qué documento es...

¿CUÁNDO?
¿Cuando hay que trazarlo? Hay que conocer el momento exacto en el que tiene lugar tal
acción.

¿DÓNDE?
¿Dónde se traza? Es deseable saber en qué lugar ocurre tal circunstancia o acción sobre
el documento.
¿POR QUÉ?
¿Por qué se traza? Se trata de conocer el motivo, el estado o la acción que ese producto
(documento) realiza.
Estas 4 preguntas anteriores siempre rondan en nuestra cabeza cuando queremos
recuperar un documento y no lo encontramos, o sí que lo encontramos pero no es la
versión que estábamos buscando.
¿quién habrá modificado el documento? ¿cuándo se modificó por última vez?
¿cómo es posible que el documento no esté actualizado? ¿por qué no se ha
revisado esta documentación? ¿ésta es la última versión?

¿Qué relación existe entre la trazabilidad

y la gestión documental?
Diariamente realizamos tareas que tienen un documento (documento físico o digital) que
contiene la información necesaria para conseguir el objetivo final de ese proceso. Por lo
tanto, la gestión documental forma parte de estos procesos y debe gestionarse con el
fin de mejorar los procesos, aumentar la productividad y reducir costes innecesarios.
Desde que se crean los documentos, se modifican, se consultan y finalmente son
archivados o destruidos, se generan versiones y se distribuyen entre multitud de recursos.
Si estos documentos son gestionados y centralizados, se tendrá constancia en todo
momento de quién accede, a qué documentos se accede, cómo se accede y por qué.

Si quieres conocer más acerca de cómo puede ayudarte la Gestión Documental, lee
el siguiente Post “Gestión Documental: Accede rápidamente a tus facturas”

¿Por qué es importante conocer la

trazabilidad?
Conocer el recorrido que realizan los documentos dentro del sistema de gestión
documental de una organización es necesario para:

 Identificar tareas que no han sido resueltas o que quedan pendientes de alguna
validación.
 Poder recuperar los documentos conociendo en todo momento su estado y
ubicación.
 Prevenir su extravío.
 Mantener un control de todas las operaciones que se realizan con los documentos.
Si hablamos de digitalización de documentos, estos documentos físicos se tendrán
que capturar y digitalizar previamente. A continuación se registrarán, clasificarán,
almacenarán y se conservarán o bien eliminarán.
 Identificar el origen de los documentos cuando se haya realizado alguna
transferencia de los mismos, una migración o un envío.
 La trazabilidad garantiza calidad.

Todos los movimientos que realizan los documentos deberían estar documentados a su
vez para poder ser localizados en cualquier momento. Existen mecanismos de
seguimiento y control de los mismos que nos permiten identificarlos de forma única,
ponerles nombre, conocer la persona que lo realizó y modificó y la fecha del último
movimiento.

¿Qué ventajas se obtienen?

La trazabilidad de los documentos está directamente relacionada con digitalización de
documentos. Los documentos digitalizados y tratados con una gestión electrónica sirven
para resolver problemas como: ¿Dónde se guardan los documentos? ¿Cómo se
guardan? ¿Cómo se organizan y cómo se encuentran después?
Entre las ventajas de utilizar un sistema de gestión documental que permita
la trazabilidad de los documentos están por supuesto la reducción de los costes
vinculados al papel, ya que sin papel hay menos riesgo de que las empresas pierdan su
información.
Además de esta reducción de costes, la seguridad que ofrece un sistema de gestión
documental acerca de conocer en todo momento quién accede y quién no accede a los
documentos, es clave dentro de la estrategia de la empresa.
Una óptima trazabilidad en la gestión documental implantada en las empresas permite,
además, la gestión racional de los recursos. Esta gestión conlleva a una reducción de
costes y un uso más adecuado de la información en procesos claves del negocio.

Ventajas
La gestión documental aplicada a las empresas para organizar sus documentos ofrece las
siguientes ventajas a la organización:

 Sencillez: Manejo de los documentos de forma más sencilla al estar organizados y

estructurados.
 Agilidad: la entrada de la información es rápida. Los documentos se insertan de
forma ágil en el sistema documental.
 Control: se tiene control sobre todos los documentos que se crean, modifican, envían
o eliminan.
 Seguridad: se mejora la seguridad al conocer dónde están los documento, saber
quién los ha creado, modificado e incluso eliminado.
 Ahorro de tiempo: se reduce el tiempo de búsquedas al estar todo organizado.
 Optimización del espacio: si estos documentos se encuentran archivados en la
nube, el ahorro y la optimización del espacio es significativo.
 Organización: los documentos están clasificados y organizados. Esta organización
repercute en la eficiencia y ahorro de tiempo de la búsqueda y localización de los
documentos.
 Eficiencia: los procesos de la organización son más eficientes. Si se trabaja con
workflows (flujos de trabajo) que manejen estos documentos, se consigue una
optimización del manejo de los documentos, aumentando la eficiencia.
 Satisfacción: los clientes están más satisfechos, lo que implica una calidad asociada
a la empresa que deriva en esa satisfacción.
 Ahorro de costes: se reducen los costes de consumo de papel y el tiempo invertido
en consultas y búsquedas tediosas.

¿Para quién es imprescindible controlar la

trazabilidad?
Las organizaciones que tienen gran movilidad de sus recursos y por lo tanto también de
sus documentos, deben contar con un buen sistema documental que tenga bajo control
toda esa información. Es imprescindible gestionar de forma eficiente esa información para
evitar búsquedas innecesarias y notables pérdidas de tiempo e incluso disgustos.
Uno de los aspectos más importantes que facilita la gestión documental es la trazabilidad.
Las organizaciones trabajan de forma colaborativa, y el hecho de contar con una
herramienta que cree, modifique y recupere versiones de los documentos y además
guarde su evolución es crucial para mejorar en eficiencia, productividad y seguridad.