El
ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos
que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su
disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación
permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios
establecidos desde su creación por cada entidad o los valores adquiridos
con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y
secundarios de de cada documento (valor primario es cuando el documento
es de utilidad para la administración y valor secundario es el que
pueden tener para la investigación histórica).
La
teoría del ciclo vital de los documentos fue planteada en el año de
1947 por una comisión Norteamericana al darse cuenta de los grandes
volúmenes de información que poseían y lo complejo que era el tema de la
localización de los documentos no solo en su organización si no también
en la mayoría de las entidades tanto publicas como privadas alrededor
del mundo.
Esta teoría se basa principalmente en tres etapas por las
cuales cruzan los documentos de archivo dentro de una organización,
estas son:
Primera edad: Cubre desde la creación del documento y el tramite de la información que contiene.
Segunda
edad: información que no es consultada frecuentemente pero que
todavia tiene un valor primario o secundario por lo cual deben
conservarse como objeto de consulta.
Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se puede utilizar como documento investigativo.
Cada
una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relación
estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los
cuales son: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico de
acuerdo con las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de
Valoración Documental.
Los documentos de la primera etapa forman
parte del archivo de gestión por ser de uso frecuente. Se conservan mas o
menos cinco años.
Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se conservan más de cincuenta años.
Los documentos del archivo historco se conservan definitivamente. Corresponde a los archivos históricos.
Para
la correcta comprención de como se decide el tiempo de permanencia de
los documentos en los diferentes tipos de Archivos es necesario definir
los siguientes terminos
Tabla de Retención Documental: “La Tabla
de Retención Documental es un listado de las series documentales, a las
cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.”1.
Tabla
de Valoración Documental: “La Tabla de Valoración Documental es un
listado de las series documentales correspondientes a fondos acumulados,
“1
Serie: “Conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos:
historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.”2
Subserie:
“Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus
características específicas.”.
Archivo de Gestión Documentación activa Valores Primarios
-Administrativo
-Legal
-Contable
-fiscal
-Técnico
Archivo Central Documentación semiactiva Valores Primarios
Archivo Historico Documentación inactiva Valores Secundarios -Histórico
-Cultural
-Investigativo
-Científico
Los documentos de archivo tienen su origen en las oficinas productoras en razón a una función específica o en cumplimiento a una actividad determinada.
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Allí adquieren en primera instancia, como producto de su trámite, una serie de valores como administrativo, fiscal, legal. Contable o técnico que hacen del documento un instrumento de información de singular importancia para la toma de decisiones y para servir como fuente testimonial de la misión propia de la
entidad o personas que los generaron. Una vez agotada esta instancia es sometido a un proceso de valoración de carácter eminentemente cultural e histórico. lo que se denomina en archivistica CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.
El reglamento general de archivos define este concepto así: “Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficia y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente”.
En Colombia actualmente el ciclo vital de los documentos lo conocemos como Archivo Total, es decir el control y seguimiento de todo proceso archivistico en sus distintos estadios: la producción o recepción, el trámite, la distribución, la consulta, la retención, el almacenamiento, la recuperación, la preservación y su disposición final ( conservación definitiva o eliminación). Las tres etapas del ciclo vital de los documentos corresponden a las diferentes fases de formación.